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物品管理手冊

中華民國96年12月13日院授主會字第0960007330號函修正

第一章 總則

一、為健全公用物品(以下簡稱物品)管理作業制度,提升使用效能,特訂定本手冊。

二、中央政府機關、國立學校及國營事業(以下簡稱各機關)物品之管理,除國營事業生產用物品外,依本手冊之規定。

三、本手冊所稱物品管理,指關於物品之採購、收發、保管、登記、報核及廢品之處理。

四、本手冊所稱物品,指金額未達新臺幣一萬元,或使用年限未達二年之設備、用品等。並按性質、效能及使用期限分類如下:

(一)消耗用品:指物品經使用後喪失其原有效能或使用價值者,如事務用品、紙張用品、衛生用品等。

(二)非消耗品:指物品質料堅固,不易損耗者,如事務用具、餐飲用具、陳設用具等。

五、各機關採購物品之經費預算,應衡酌以往年度實際需求狀況及庫存情形,以及本年度預估需求覈實編列,不得有浮編預算之情形,並應擬訂周妥之採購計畫,依計畫及實際需求辦理採購,除確須存備安全存量(以一個月所需數量為度)外,不得有超額採購消化預算之情形。

六、物品之規格,除有統一規定者外,應視實際需要定之,在採購之目的及效果上不得限制競爭。同類物品之式樣、大小、顏色、品質,應力求劃一。

七、各單位請購之物品,應依前點規格訂定原則辦理。但確因特殊需要,經機關首長核准者,不在此限。

八、物品應參考財物標準分類之規定分類,並得以號碼代替名稱。

九、各機關物品管理工作之計畫及分配,應依其組織及業務狀況自行訂定。

十、各機關之物品管理,得以電腦化作業為之。

十一、物品帳簿及表單採用電腦作業處理者,其電腦貯存體中之紀錄,視為帳簿及表單。

第二章 採購

十二、物品之採購,應依政府採購法及其相關規定辦理。

十三、採購物品應依下列原則辦理:

(一)物品管理單位應參照以往年度物品使用情形,估計下年度需求數量,於年度開始前一個月,擬定採購計畫,編列採購概算表(格式如附件一)。

(二)物品管理單位於編製前款採購計畫前應通知各單位,就業務所需開列物品清單,送物品管理單位彙案辦理。

十四、採購物品應注意下列要領:

(一)物品採購規格之訂定,在無限制競爭之原則下,應以品質、性能及使用效益等為優先考量因素。

(二)採購之物品應儘可能附加本機關之標誌。

(三)採購人員應憑核定之物品請購單或簽文辦理,不得無故稽延,並須注意與請購所列之種類、規格、數量等條件是否相符。

(四)物品受有氣候、物理或化學等作用之影響者,應慎酌採購。

十五、物品採購依照各機關分層授權範圍辦理,其程序如下:

(一)物品之採購,採購單位應依採購計畫並配合預算,簽准後辦理,並優先適用集中採購之共同供應契約。

(二)非共同供應契約採購之一般辦公物品或專用物品,分別由物品管理單位統籌請購或使用單位請購。均應填具物品請購單(格式如附件二),經機關首長或其授權人員核准後,送採購單位採購。

第三章 收發及保管

十六、物品採購驗收完畢後,採購單位應將支出憑證、消耗用品驗收單或非消耗品增加單(格式如附件三)及有關文件,送主(會)計單位辦理公款核付,並由物品管理單位為物品增加之登記。

物品之增加,另由其他機關撥交、接管或接受捐贈、廢品加工製成等方式取得者,經辦單位應於取得程序完成後,將消耗用品驗收單或非消耗品增加單及有關文件,送物品管理單位為物品增加之登記。

十七、非消耗品經物品管理單位完成登記後,送交保管或使用單位於非消耗品增加單簽收,並登錄管理。

十八、物品保管應注意下列事項:

(一)未經驗收之物品,不得存放於物品儲藏處所。

(二)消耗用品與非消耗品,應分別分類存儲。

(三)保管之物品應分類編號,其編號與標籤製作方法如下:

1.消耗用品編號,以簡明扼要為原則,包括機關名稱、分類字軌及編定號數,並應與消耗用品收發分類帳編號目錄相符。編號標籤,黏貼於分格儲藏之橫額上,物品本身不必加蓋編號標誌。(格式如附件四)

2.非消耗品之編號方法與消耗用品同。但須註明採購日期,視事實需要編號末尾增添一序數編號,編號標籤黏附於物品本身。(格式如附件五)

3.物品編號標籤之質地須經久耐用,視事實需要,可以金屬或塑膠製成。

(四)數量較多或體積較大之物品,應存放於倉庫或儲藏室內易於堆高之適當地點。

(五)需經常發領之物品,用櫥櫃存貯,安置於易於取放之適當地點。

(六)物品之儲放,應分別種類,按其形態、體積、數量放置整齊。

(七)儲藏處所之大小,應配合物品之多寡,作適當分配,不宜過狹。

(八)物品儲藏處所應力求堅固、乾燥、通風、防水,以免腐蝕發霉,並應配置消防及防盜設備,注意安全。

(九)物品儲藏處所應禁絕煙火,非保管人員未經許可不得進入;消防用品如滅火機、滅火彈等,應標明使用方法及應注意事項;並應經常注意檢查電線,以防火災。

(十)危險物品、藥品及化學品,應與普通物品隔離儲存,其處所應隨時檢查;並應標示警語,提醒注意,以防意外。

(十一)下列物品,得選擇適當之露天地點存儲,但應注意安全防護:

1.體積及重量龐大,不便庫存,或難以搬運之物品。

2.包裝良好,不受氣候影響,或短期內即行配發之物品。

3.廢品。

(十二)損壞之物品,經評估尚有使用價值者,宜修復利用,不得棄置。

十九、物品管理單位對各單位所保管或使用物品,應隨時檢查收發及存管之數量。非消耗品每年至少應實施盤點一次及作成盤點紀錄(格式如附件六),並由機關長官指定政風、主(會)計、檢核或稽核單位派員監盤。

二十、非消耗品經盤點後,應注意下列事項:

(一)由盤點人員於盤點紀錄註明盤點日期及結果。

(二)如有毀損者,應即查明原因,其由於保管或使用人之過失所致者,保管或使用人應負賠償責任,其因意外事故或為正常使用自然毀損者,應依照規定手續報廢或報損。

(三)如有盤盈或盤虧情事,應分別查明原因,並按照規定補為物品增減之登記。

(四)盤點完竣後,並應將盤存情形連同盤點紀錄報請機關首長核閱。

二十一、消耗用品之核發,依下列規定辦理:

(一)消耗用品之核發,必須根據領用標準辦理,領用人應填送領物單(格式如附件七)向核發單位領用。

(二)消耗用品領用標準訂定後,應在規定標準內核發;其因特殊情形,超過領用標準時,由物品管理單位主管與使用單位主管會核辦理。

(三)領用人於領物單上簽章後,應經單位主管審核蓋章,再送物品管理單位核發。

(四)消耗用品核發人接到領物單,應先行核對無誤後,始得發給。

(五)同類物品,先購者先發,以免久存變質。

二十二、物品之驗收人、保管人或使用人應負之責任如下:

(一)驗收人點收之物品,有短收或不合規格,或舞弊情事,應視情節輕重,依法賠償或議處。

(二)保管人應將物品妥慎保管,因疏忽而遭致損失或損壞時,應視情節輕重,依法賠償或議處。

(三)保管人發現存管物品缺少時,應查明原因,據實報告,不得隱匿。

(四)遇有竊盜事件發生,應立即報警,並保持現場原狀,留備偵查,並將損失物品名稱、數量開列清單,備文報案。

(五)保管人或使用人對於保管或使用之物品,如有侵占、盜賣等情事,一經發覺,應由物品管理單位陳報機關首長懲處,並依法究辦。

(六)物品之賠償,應依照遺失或損壞時之市價計算;如係舊品,按已使用時間折價賠償。

(七)物品之保管或使用,因天災事變或其他不可抗力致毀損滅失者,應依審計法施行細則第四十一條規定,檢同有關證明文件,經主管機關查明屬實轉請審計機關核准解除其責任。

(八)保管或使用之非消耗品有異動時,保管人或使用人應填具非消耗品移動單(格式如附件八),送物品管理單位據以變更列管資料。

(九)各機關員工離職時,應將保管或使用之物品交還,如有短缺而未賠償者,除不發給給離職證明文件,應追究損害賠償責任。

第四章 登記及報核

二十三、辦理物品登記應注意下列事項:

(一)物品管理單位應設置消耗用品收發分類帳(格式如附件九)及非消耗品清冊(格式如附件十)登錄管理。

(二)消耗用品之收發,除分類帳外,得視事務之繁簡需要,另立分戶帳。

(三)消耗用品之登記,收入應憑驗收單;發出應憑領物單,分別登帳。

(四)登記工作應隨收隨登,隨發隨登,不得積壓、遺漏或錯誤。

(五)各種單證均應編號整理,裝訂成冊,以供查核。

(六)物品依法定度量衡單位辦理登記。

二十四、物品管理單位應注意消耗用品收發帳目結存數量與庫存數量相符,並應於每月月終編製下列報表:

(一)消耗用品收發月報表(格式如附件十一),於次月十日以前報請機關首長核閱。

(二)將各單位每月領用消耗用品之品名、數量統計列表(格式如附件十二),於次月十日以前送請各單位主管核閱。

第五章 廢品之處理

二十五、消耗用品一經領用,即作消耗登帳,不必再行報廢。

二十六、非消耗品之使用期限,應依下列原則訂定:

(一)比照財物標準分類中相類似財產之使用年限,或予以酌減。

(二)無前款資料者,由經管機關依其質料、性能、構造及用途,自行酌訂。

二十七、物品有下列情形之一者,得予報廢:

(一)庫存消耗用品,因儲存過久,以致變質(如化學藥品或墨水等)、蟲傷及鼠害或更改規格式樣(如印刷品等),失去原有效能,不能使用。

(二)消耗用品未經領用,而在庫存或遷移搬運中,遭受不可抗力之事由而致毀壞,不能修復利用。

(三)非消耗品已逾使用期限,失去原有效能,不能整修再用。

(四)非消耗品未滿使用期限,因特殊情形而致損壞不能修復利用。

二十八、損壞不堪修復之物品,於未經核准報廢前,應妥予保管,不得毀棄。

二十九、物品之報廢手續如下:

(一)由申請報廢人填具物品報廢單(格式如附件十三),註明報廢物品品名、數量、規定使用期限、已使用期間、報廢原因等,以供審核。

(二)非消耗品未達使用期限,而必須報廢者,申請人應敘明特殊之原因。

(三)物品報廢單應經申請報廢單位之主管核准後,連同報廢物品送交物品管理單位點收。

(四)物品報廢之核定,經視報廢物品每件原價,依照行政院訂定之各機關財物報廢分級核定金額表(以下簡稱財物報廢分級核定金額表)之規定,報經主管機關核定或轉送審計機關審核同意後為之,其屬經管機關權限者,由機關首長核定後辦理。

(五)報廢物品得由物品管理人員先予檢驗,於物品報廢單上簽章證明,送請事務主管及監驗人查核。

(六)物品報廢經核定後,無論變賣、利用、轉撥、交換或銷毀,均應在物品帳內,予以註銷。

三 十、廢品應按下列規定整理,不得隨意棄置:

(一)分類儲存:

1.廢品應按其品質,分類妥為儲存(如五金類、木質類、紙質類、磁質類等)。

2.廢品可供利用者,應分別選出,另行儲存。

(二)計量登帳:

1.不能作其他利用之廢品,應折計其品質重量(如五金廢品屬於銅質者,即折計其廢銅若干公斤;屬於鐵質者,即折計其廢鐵若干公斤;如木器廢品,即折計其廢木若干才或若干公斤)。

2.利用廢品,依其形態、單位、數量分別登帳(如廢箱若干個等)以便處理。

(三)廢品經整理後,應列清單(格式如附件十四),報請處理。

(四)報廢物品之保存期限,應視實際情形,予以規定,但每年至少清理一次。

三十一、變賣廢品(含下腳料處理)應注意下列事項:

(一)無法利用之廢品,但仍存有殘餘價值者,可予變賣。

(二)無法利用且不具機密性之印刷品或辦公室廢紙,得售與紙廠製作再生紙漿。

(三)廢品之變賣,應先預估底價,視其金額之多寡,依照規定程序辦理現狀標售。

(四)廢品標定,得標人提貨時,比照驗收之規定辦理點交。

(五)廢品變賣所得之價款,除編製附屬單位預算之基金應依有關規定處理者外,其餘各機關應一律解庫。

三十二、廢品利用之方式如下:

(一)廢品失其原有效能,但可轉為其他用途者,應即加以利用。

(二)廢品原件中有可供利用部分,應拆除作為可供利用之備件。

(三)廢品原件不能利用,但經成本效益評估後,認定加工後可再利用者,應儘量予以加工利用。

(四)可利用之廢品,應另予登錄使用。

(五)加工後利用之廢品,無論自行加工或招商加工,均依照規定程序辦理。加工後製成之新品,比照驗收及登記之規定,辦理驗收登帳。

三十三、本機關不能利用之廢品,而其他機關或團體可予利用者,得作價或無償轉撥供其再利用。

三十四、廢品銷毀應注意下列事項:

(一)木質、布質、化學藥品等變質之廢品,得視同垃圾,依廢棄物清理相關規定妥善處理。

(二)廢品銷毀應經權責機關核定。

(三)銷毀不能利用之物品,依照財物報廢分級核定金額表規定金額造具清冊,報經主管機關核定或轉送審計機關審核同意後為之;其屬經管機關權限者,由機關首長核定後辦理。

(四)廢品銷毀後,應於原核准之廢品處理清單備註欄,註明銷毀日期,並加蓋銷毀人及監毀人印章。

第六章 物品管理之檢核

三十五、各機關對於物品管理,應定期或不定期辦理檢核,每年至少辦理一次。

三十六、各機關實施物品管理檢核,得組成檢核小組執行之,其成員由事務(物品管理人員除外)、政風、主(會)計、檢核或稽核等相關單位派員參加。

三十七、物品管理之檢核要項如下:

(一)各類非消耗品之使用期限,有無詳細規定。

(二)物品採購作業,是否依規定辦理請購並經核准,採購是否依政府採購法規定辦理。

(三)物品驗收,是否依照規定手續辦理。

(四)庫存物品,是否帳物相符。

(五)庫存物品是否分類,放置是否整齊。

(六)物品之核發,是否按照領用標準及程序,切實執行。

(七)物品登記,是否確實。

(八)物品是否儲藏適當處所。

(九)廢品是否依規定辦理。

三十八、各機關實施物品管理檢核之結果,應報告機關首長。除部會本身以外,並應報上級機關備查。

第七章 附則

三十九、本機關多餘堪用之物品,而其他機關可予利用者,得依「機關堪用財物無償讓與辦法」移撥供其利用。

四 十、地方政府之物品管理,得參照本手冊辦理。

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