本校公文除以下特殊情形採「紙本簽核」外，其餘公文一律採「線上簽核」。下列公文得採紙本方式簽核及歸檔：

一、附件為附有實體附件（如原始憑證、須用印之表冊、收據、有價證券、支票、現金、磁片、磁帶、實體物品等）；惟表單如能以附件夾帶方式陳核者，得採用線上簽核。

二、保存年限為永久之公文。

三、公文附件尺寸大，無法掃描之文件者。

四、公文實體附件頁數多，超過20（含）頁以上者，例如書籍…等。

五、機密等級為「密」等以上之機密文書或其他陳核過程需保密之公文。

六、電子交換發文之函稿附件電子檔總和不超過9MB，不發文之公文附件電子檔總和不超過15MB者。

七、本系統無法運作時，急要公文或特殊公文得採紙本簽核；如因特殊事由，經簽陳主管同意後，亦得採紙本簽核。

八、外籍人士因無法申請內政部發行之自然人憑證，得採用紙本簽核者。