逾15萬元財務勞務請採購作業說明
一、請購階段：
(一) 簽核請購事宜：需求單位
1、依金額不同，於預期施作一至二個月前簽核請購事項與內容(如屬計畫預算且請購內容為該計畫項目則免可再上簽)。公文範例如下：
2、隨文應檢附：
A、「逾15萬元財物/勞務採購需求單」。
B、採購物品是否為綠色採購指定項目，如為指定項目，應採購有環保標章證號產品。購買物品如無環保標章，先填具「指定採購項目不採購環境產品說明單」，經核准後，始得辦理採購。(查詢及說明單下載)。
C、印製請購單：校務行政系統->動支經費管理系統->空白表單->一般請購->請購，並於請購單下方「申請單位」欄位核章。
D、檢附「預算書」或「廠商報價明細」、「財物／勞務採購規格書」，詳列採購內容。
E、施工圖-工程採購必備、其它性質採購視情況提供。
F、單價明細表(含價格總表)-工程採購必備。
G、設備電力評量表-電力工程或耗電設備必備-請先會營繕組(下載)。
3、依本校公文程序送出，並依序會辦總務處、主計室。公文及請購單電子檔請傳送至總務處，決行層級請參閱本校「採購程序分層負責表」。
4、採購共同供應契約產品請載明供約商品項次，仍應上簽核准採購案，惟免辦理招決標程序。採購案核准後請主動以紙本、傳真或紙本掃描為電子檔E-mail通知事務組承辦人，至政府電子採購網下訂後，廠商始得送貨。
(二) 總務處事務組審核說明：
1、審核招標內容及方式。
2、採購物品是否符合優先採購、綠色採購。
3、電力、隔間工程另加會營繕組。
4、化學、毒物、輻射、影印紙另加會環安組。
(三)公文與請購單流程：總務處事務組審核後->總務處保管組審核財產分類事宜->總務長核章->總務處總收發傳送電子檔->主計室->秘書室->副校長室或校長室->請購單與公文送回需求單位，完成請購核准作業。
(四)奉核公文影本、請購單及前述所列各項表單文件，送交總務處事務組辦理分案招標。
二、招決標階段：總務處事務組
(一) 事務組收到需求單位奉核採購公文(含前揭相關附件)後，辦理分案招標，製作契約書、招標須知等文件上簽(估計需要14天至21天，視資料完整度、複雜度、採購金額、決行層級不同而定)。
(二)「預算書」或「廠商報價明細」、「財物／勞務採購規格書」請傳送電子檔(WORD或EXCEL檔)至採購承辦人信箱。
(三) 依採購法辦理招決標作業
1、上網公告(未達公告金額150萬元 7天、公告金額以上未達查核金額 14天、查核金額以上未達巨額金額 21天、巨額金額以上 28天)。
2、簽定底價(約需要3天至10天，視決行層級不同估算)。
3、辦理開標、審標、比價、議價、決標等程序。(最低標估計約2週，如為最有利標、準用最有利標或評分及格最低標，須依採購法辦理評選/評審作業，此階段作業流程預計將再增加2週至4週)
4、決標後廠商即可開始履約，事務組製作合約書:正本2份，由廠商及校方留存，副本1份，由需求單位留存。
三、履約階段：需求單位
1、負責履約管理事宜(督導廠商於履約期限內交貨、施作完成)。
2、如因故需展延或契約變更，需於履約完成日前，請廠商以「書面」來文提出理由，經需求單位審核上簽核准後，送事務組採購承辦人員憑辦。
3、廠商履約完成後，填具「履約完成通知書」或完工報告書，經確認點交無誤後，5日內交事務組辦理驗收。
4、經費來源非單一來源者，填寫「支出科目分攤表」(如單一經費來源則免)，本表單以主計室版本為主。
四、驗收階段：總務處事務組
1、依履約完成通知書簽辦主驗人，通知廠商、主驗人員、會驗人員、協驗人員、監驗人員並辦理驗收(共約案亦同)。
2、填寫「驗收紀錄表」並拍照紀錄；150萬以上需填寫「財務結算驗收證明書」。
3、上簽核定驗收結果。
4、通知廠商提交發票或收據。
5、填寫分期付款表(一次付款則免)。
6、退履約保證金，通知廠商繳交保固金(無則免)。
7、核銷流程：
A、需求單位於「經手人」、「計畫主持人」、「使用單位主管」核章->主驗人於「驗收或證明」核章->
B、總務處保管組製作財產增加單->送回總務處事務組核章->需求單位於財產增加單核章->總務長核章->總務處總收發傳送電子檔->
C、送至主計室->秘書室、副校長室或校長室(依分層負責表決行) ->送回事務組辦理結案掃瞄建檔作業->送至主計室辦理帳務與核銷。
五、貼心提醒：
１、各單位辦理逾15萬元以上採購，敬請提早完成請購作業（如預算已確定尚未核撥時，仍可先進行請購程序，並事先洽詢主計室是否須辦理經費借用等流程，以免因核撥時間太晚，影響後續採購作業）。
２、採購案提出時請檢視是否符合採購法第22條第1項第1-15款規定或中央機關未達公告金額採購招標辦法第2條第1項第1-2款規定，得採限制性招標方式辦理。
３、政府採購法第14條及中央機關未達公告金額採購招標辦法第６條均特別強調，機關不得意圖規避本法之適用，分批辦理採購。
４、各單位辦理裝修工程採購有關工程專業問題建議先洽詢營繕組，另針對設計及監造廠商，請先確認該廠商營業項目是否具有設計及監造資格，以免後續審查不符相關法規。