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逾10萬元財務勞務請採購作業說明

一、請購階段:

(一) 簽核請購事宜:需求單位

1、依金額不同,於預期施作一至二個月前簽核請購事項與內容(如屬計畫預算且請購內容為該計畫項目則免可再上簽)。公文範例如下:

A、簽未達100萬財物勞務簽範例

B、簽未達100萬限制性招標簽範例

C、簽未達100萬工程採購簽範例

D、簽100萬以上財物勞務採購簽範例

E、簽100萬以上工程採購簽範例

2、隨文應檢附:

A、「逾10萬元財物/勞務採購需求單」。

B、採購物品是否為綠色採購指定項目,如為指定項目,應採購有環保標章證號產品。購買物品如無環保標章,先填具「指定採購項目不採購環境產品說明單」,經核准後,始得辦理採購。(查詢及說明單下載)。

C、印製請購單:校務行政系統->動支經費管理系統->空白表單->一般請購->請購,並於請購單下方「申請單位」欄位核章。

D、檢附「預算書」或「廠商報價明細」、「財物/勞務採購規格書」,詳列採購內容。

E、施工圖-工程採購必備、其它性質採購視情況提供。

F、單價明細表(含價格總表)-工程採購必備。

G、設備電力評量表-電力工程或耗電設備必備-請先會營繕組(下載)。

3、依本校公文程序送出,並依序會辦總務處、主計室。公文及請購單電子檔請傳送至總務處,決行層級請參閱本校「採購程序分層負責表」。

4、採購共同供應契約產品請載明供約商品項次,仍應上簽核准採購案,惟免辦理招決標程序。採購案核准後請主動以紙本、傳真或紙本掃描為電子檔E-mail通知事務組承辦人,至政府電子採購網下訂後,廠商始得送貨。

(二) 總務處事務組審核說明:

1、審核招標內容及方式。

2、採購物品是否符合優先採購、綠色採購。

3、電力、隔間工程另加會營繕組。

4、化學、毒物、輻射、影印紙另加會環安衛中心。

(三)公文與請購單流程:總務處事務組審核後->總務處保管組審核財產分類事宜->總務長核章->總務處總收發傳送電子檔->主計室->秘書室->副校長室或校長室->請購單與公文送回需求單位,完成請購核准作業。

(四)奉核公文影本、請購單及前述所列各項表單文件,送交總務處事務組辦理分案招標。

 

二、招決標階段:總務處事務組

(一)辦理分案招標,製作契約書、招標須知等文件。

(二)「預算書」或「廠商報價明細」、「財物/勞務採購規格書」請傳送電子檔(WORD或EXCEL檔)至採購承辦人信箱。

(三) 依採購法辦理招決標作業

1、上網公告(未達公告金額100萬元7天、公告金額以上未達查核金額14天、查核金額以上未達巨額金額21天、巨額金額以上28天)。

2、簽定底價。

3、辦理開標、審標、比價、議價、決標等程序。(如為最有利標、準用最有利標或評分及格最低標,須依採購法辦理評選/評審作業,此階段作業流程預計將增加2週至4週)

4、決標後製作合約書:正本2份,由廠商及校方留存,副本1份,由需求單位留存。

 

三、履約階段:需求單位

1、負責履約管理事宜(督導廠商於期限內交貨、施作完成)。

2、如因故需展延或契約變更,需於履約完成日前,請廠商以「書面」提出理由,上簽核准後,送事務組採購承辦人員。

3、廠商履約完成後,填具「履約完成通知書」或完工報告書,經確認無誤後,5日內交事務組辦理驗收。

4、填寫支出科目分攤表(如單一經費來源則免),本表單以主計室版本為主。

 

四、驗收階段:總務處事務組

1、依履約完成通知書簽辦主驗人,通知廠商、主驗人員、會驗人員、協驗人員、監驗人員並辦理驗收(共約案亦同)。

2、填寫「驗收紀錄表」並拍照紀錄;100萬以上需填寫「財務結算驗收證明書」。

3、上簽核定驗收結果。

4、通知廠商提交發票或收據。

5、填寫分期付款表(一次付款則免)。

6、退履約保證金,通知廠商繳交保固金(無則免)。

7、核銷流程:

A、需求單位於「經手人」、「計畫主持人」、「使用單位主管」核章->主驗人於「驗收或證明」核章->

B、總務處保管組製作財產增加單->送回總務處事務組核章->需求單位於財產增加單核章->總務長核章->總務處總收發傳送電子檔->

C、送至主計室->秘書室、副校長室或校長室(依分層負責表決行) ->送回事務組辦理結案掃瞄建檔作業->送至主計室辦理帳務與核銷。

五、貼心提醒:

1、各單位辦理逾10萬元以上採購,敬請提早完成請購作業(如預算已確定尚未核撥時,仍可先進行請購程序,以免因核撥時間太晚,影響後續採購作業)

2、如符合採購法第22條第1項第1-15款規定(辦理限制性招標),或中央機關未達公告金額採購招標辦法第2條第1項第1-2款規定辦理。

3、政府採購法第14條及中央機關未達公告金額採購招標辦法第6條均特別強調,機關不得意圖規避本法之適用,分批辦理採購。

4、各單位辦理裝修工程採購有關工程專業問題建議先洽詢營繕組,另針對設計及監造廠商,請先確認該廠商營業項目是否具有設計及監造資格,以免後續審查不符相關法規。